Referat fra ekstraordinær generalforsamling

Publiceret af

Torsdag den 2. maj 2019 kl. 20.00 i Roklubben SAS.

29 medlemmer var mødt op.

Dagsorden:

A. Valg af dirigent

Claus Larsen blev valgt som dirigent og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig.

B. Valg af referent

Poul Jensen blev valgt som referent.

C. Information om status på klubhusbyggeriet

Erik Nielsen orienterede om status for klubhusbyggeriet, og fremhævede følgende:

  • Finansiering er så godt som på plads. Der er pt. 10,5 mio. kr. inkl. klubbernes egenfinansiering (2 mio. kr., 1 mio. pr. klub) til rådighed.
  • Øvrige bidragydere er Københavns Kommune (4 mio. kr.), A. P. Møllers Støttefond (4 mio. kr.) og Pension Danmark (0,5 mio. kr.)
  • Arkitekten har ud fra en nyligt foretaget vurdering tilkendegivet, at det oprindelige byggeprojekt kan gennemføres til en pris på 11,5 mio. kr. Der mangler således fortsat 1 mio. for at gennemføre det oprindelige projekt. Dette løses ved et eller flere af følgende tiltag:
    • Yderligere tilskud fra andre fonde.
    • Ekstra tilskud fra klubbernes egen kapital på 0,5 mio. kr. fra hver klub.
    • Tilpasning af projektet til den aktuelle økonomi.
  • Der søges pt. yderligere fonde, og de øvrige tiltag bliver kun aktuelle, hvis dette tiltag ikke lykkes.
  • Fremgangsmåden ved byggeriet vil være følgende:
    • Gennemførelse ved omvendt licitation i totalentreprise, således, at det er den budgetterede byggesum på 11,5 mio. kr., der er styrende for projektet og at der på den måde tages højde for uforudsete omkostninger.
    • Licitationen skal have mindst tre tilbudsgivere.
  • Tidsplanen for byggeprojektet vil være følgende:
    • Medio maj: Igangsættelse af forprojekt med henblik på byggetilladelse.
    • Oktober: Meddelelse af byggetilladelse.
    • December: Igangsættelse af byggeri med en byggeperiode forventeligt på 10 måneder.
  • Den efterfølgende debat om bestyrelsens redegørelse rejste enkelte spørgsmål, som bestyrelsen besvarede:
    • Hvordan og af hvem revideres byggeregnskabet?
      • Det revideres sammen med BKC i tæt samarbejde. Den nærmere fremgangsmåde vil blive afklaret i forbindelse med aftale mellem SAS og BKC om byggeprojektets gennemførelse.
    • Hvordan vil klubbens lejeforhold i forhold til grunden være i fremtiden?
      • Den nuværende lejeaftale giver SAS en opsigelsesfrist på 1 måned. Lejeaftalen vil i forbindelse med byggeprojektets gennemførelse blive opsagt, og Københavns Kommune vil i stedet indgå en driftsaftale med klubberne med en 10 års opsigelsesfrist. Denne frist vil blive forlænget til 30 år, når borgerrepræsentationen har godkendt dette. Aftalen med 10 års opsigelsesfrist bliver indgået først, da kommunalforvaltningen har hjemmel til at indgå denne uden at forelægge den for borgerrepræsentationen.
    • Hvem skal være rådgiver på byggeprojektet?
      • Det vil være projektets nuværende arkitekt, der vil være bygherrerådgiver på projektet.
    • Er der taget højde for, at der skal være flere til at disponere ift byggeprojektet?
      • Det fremgår allerede af Roklubben SAS’ vedtægter (tegningsreglen), at der anliggender af økonomisk betydning kun kan disponeres af formanden eller i dennes fravær næstformanden sammen med kassereren. Dette vil blive afspejlet i aftalen med BKC om gennemførelse af byggeprojektet.
    • Vil der blive indgået en driftsaftale mellem SAS og BKC om det fælles hus?
      • Ja, det vil der, og dette arbejde vil allerede nu blive påbegyndt.
    • Har klubben en ansvarsforsikring for bestyrelsen, så der ikke kan komme økonomiske sanktioner over for bestyrelsesmedlemmerne i forbindelse med byggeprojektet?
      • Bestyrelsen vil sørge for, at der tegnes den nødvendige forsikring til beskyttelse af bestyrelsesmedlemmernes økonomi.

D. Godkendelse til at bestyrelsens kan disponere over Roklubben SAS fondsmidler (pt. 1,2 mio. kr.) til fælles klubhus byggeri sammen med BKC

Efter afklaring af spørgsmål under pkt. C, blev der stemt om følgende forslag:

  • Kan generalforsamlingen godkende, at bestyrelsen bemyndiges til at disponere over Roklubbens SAS’ fondsmidler til klubhusbyggeri sammen med BKC under forudsætning af, at der mindst er to bestyrelsesmedlemmer fra roklubben SAS, der godkender udgifter til byggeprojektet, og at der tegnes en bestyrelsesansvarsforsikring?
    • Forslaget med enstemmigt vedtaget.

E. Eventuelt

  • Torben Christensen vil tage kontakt til PKA Pension om evt. yderligere finansiering af projektet.
  • Jan Hellesøe oplyste, at Lokale- og Anlægsfonden også gerne ville støtte byggeriet, men under betingelser, som ikke umiddelbart kan godkendes i de to klubber.
  • Der blev ønsket en oversigt over fonde, der allerede har været kontaktet.

Generalforsamlingen slut ca. kl. 21.00.